AVISO DE PRIVACIDAD

El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales QBCo S.A.S. realizará el tratamiento de sus datos:

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará QBCo con la información personal será el siguiente: recolectar, almacenar, depurar, analizar, circular y actualizar, con el fin de facilitar la venta y compra de bienes así como la prestación de servicios, ejercer gestiones de cobro, evaluar el servicio prestado por QBCo, realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

2. DERECHOS DEL TITULAR

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a QBCo. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a QBCo salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por QBCo, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento QBCo ha incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños y adolescentes.

3. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE QBCo S.A.S.

Usted podrá acceder en cualquier momento a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, que se encuentra publicada en la página web de QBCo S.A.S. www.qbco.com.co. Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de sus datos personales, puede contactarnos al correo electrónico qbco@qbco.biz, dirigir una comunicación escrita a la Carrera 15 bis # 39 – 57 en Bogotá, o al Kilómetro 1 vía principal Buga – Tuluá (Valle del Cauca), o comunicarse a los teléfonos (2) 2384452 – (2) 2288503 – (1) 3381448 (1) 3381450.

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

QBCo S.A.S.

1. INTRODUCCIÓN

Las políticas contenidas en el presente documento fueron elaboradas con fundamento en lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y se regirá en lo posterior, además, por las disposiciones normativas que de cualquier manera modifiquen o deroguen dichas normas.

Las políticas señaladas en este documento serán aplicables a los datos personales que QBCo S.A.S. (en adelante “QBCo) recolecte para su tratamiento, y a las bases de datos que contengan información de clientes, proveedores, consumidores, empleados directos y mediante empresas de servicios temporales, y terceros en general.

2. DEFINICIONES

De la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. PRINCIPIOS

Los principios que a continuación se señalan, constituyen los parámetros generales que QBCo seguirá para el tratamiento de los datos personales que recolecte:

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de QBCo, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por QBCo se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por QBCo serán usados para las siguientes finalidades:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo relacionado con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información.

2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

3. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

4. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por QBCo.

5. Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

6. Contactar al titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

7. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por QBCo con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

9. Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

10. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales QBCo haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

11. Prestar los servicios ofrecidos por QBCo y aceptados en el contrato suscrito.

12. Suministrar la información a terceros con los cuales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

13. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los recibidos al momento de suministrar los datos personales.

14. Informar sobre cambios en los productos o servicios ofrecidos por QBCo.

15. Obtener bienes y servicios.

16. Convocar a participar en cargos dentro de la compañía.

En el tratamiento de datos personales que realiza QBCo, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, QBCo procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

5. DERECHOS DE TITULARES

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos de QBCo, tendrán los derechos descritos a continuación:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a QBCo. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a QBCo salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por QBCo, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento QBCo ha incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El presente Manual, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

6. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder a su información personal que está siendo objeto de tratamiento, así como conocer el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. En esa medida, QBCo garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de QBCo de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

QBCo garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales objeto de tratamiento a través de medios que permitan el acceso directo del titular a ellos.

Las vías mediante las cuales los titulares de datos personales pueden conocer, rectificar y actualizar su información, son las siguientes:

• Correo electrónico: qbco@qbco.biz
• Teléfono: (2) 2384452 – (2) 2288503
• Dependencias físicas, con atención al área de servicio al cliente:
En Buga: Kilómetro 1 vía principal Buga – Tuluá.
En Bogotá: Carrera 15 bis # 39 – 57

En desarrollo de las garantías constitucionales de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales o interesados habilitados legalmente, esto es, sus causahabientes, apoderados o representantes legales, QBCo adopta los siguientes procedimientos:

Consultas

1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

2. La solicitud deberá contener lo siguiente:

– Nombre y apellidos del titular del dato personal, y de sus representantes o apoderado, de ser el caso.

– Documentos que acrediten la identidad del solicitante y de su representante o apoderado con la respectiva autorización.

– Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular desea ejercer alguno de los derechos descritos en el presente documento.

– Petición concreta de acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento.

– Dirección física y/o electrónica para notificaciones. A falta de dicha información, la respuesta estará disponible y se entregará en las instalaciones de QBCo una vez cumplido el término para responder.

3. La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, QBCo lo informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida la petición, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante QBCo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a QBCo, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, QBCo requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, QBCo informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En los casos en que QBCo ostente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal sobre la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

QBCo documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las políticas aplicables a la correspondencia de la organización.

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

QBCo solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, preferiblemente la vía escrita. Según el caso, la autorización puede ser parte de un documento más amplio (como por ejemplo un contrato) o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se indicará en el mismo documento o en documento adjunto. QBCo informará al titular, antes de solicitar la autorización, cuando menos sobre los siguientes aspectos:

– El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

– El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles.

– Los derechos que le asisten como titular. QBCo indicará en los cuestionarios o formularios la ubicación en la página web institucional en la que se puede consultar este manual. Con su firma, el titular certifica haber leído y entendido el manual en su totalidad y aceptarlo en cuanto a su alcance y contenido.

– La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

– QBCo conservará las autorizaciones otorgadas en un archivo seguro y entregará copia al titular cuando éste así lo solicite.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

– Cuando los datos sean requeridos por una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

– Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

– En casos de emergencia médica o sanitaria.

– Cuando se trate de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

– Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

8. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, QBCo registrará sus bases de datos y esta Política de Protección de Datos Personales en el registro nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, y mantendrá actualizada la información consignada en las bases de datos inscritas en el mencionado registro, de conformidad con el procedimiento que para ese fin defina la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. VIGENCIA

La política de tratamiento de datos personales contenida en el presente documento entra en vigencia el 15 de julio de 2019.

 

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